Secretariat (dentisity_secretariat)
Pentru persoanele cu acest rol există un ghid separat, pas cu pas, cu imagini: Ghid Secretariat. Trimite-le linkul înainte de congres.
Rolul Dentisity Secretariat este pentru persoanele care scanează prezența: la secretariat și la ușile workshopurilor și sesiunilor. După autentificare ajung direct în Dentisity → Prezență. În meniu văd doar Participanți, Prezență și profilul lor.
Ce poate face
- ✅ Deschide scanerul, scanează coduri, caută participanți după nume și îi marchează prezenți
- ✅ Anulează o scanare greșită din ziua curentă (anularea rămâne înregistrată în dosar); lasă să intre ca excepție pe cineva fără drept de intrare
- ✅ Vede tabul Raport și exportă listele de prezență
- ✅ Vede lista de participanți și dosarul fiecăruia, doar pentru citire: datele personale (inclusiv codul fiscal), pass, workshopuri, add-onuri, prezența, jurnalul deciziilor, răspunsurile la formular, notele interne și comenzile. Totul apare ca informație: fără linkuri spre comenzi sau documente și fără butoane de modificare — cât timp Setări → Permisiuni → Secretariatul vede participanții este bifat (implicit da)
- ✅ Adaugă un participant venit la birou (Participanți → Adaugă participant), cu documentele lui, fără să le aprobe; se poate opri din Setări → Permisiuni (detalii)
Când și unde scanează
Organizatorii pot limita orele în care contul are acces și evenimentele la care poate scana, pentru tot Secretariatul sau pentru fiecare persoană. Cele două restricții se cumulează. Detalii și simulator: Accesul Secretariatului — ore și evenimente.
Ce a scanat fiecare
În dosarul unui membru al Secretariatului (al oricui a scanat), administratorii văd cardul Scanări făcute: câte prezențe a înregistrat la fiecare eveniment, lista lor (participant, eveniment, ora, scanat / marcat manual / excepție) și scanările pe care le-a anulat. Lista Secretariatului din Prezență → Configurare → Secretariat are coloana Scanări, cu link spre acest card. Invers, dosarul fiecărui participant arată cine l-a scanat, la ce și când.
Ce nu poate face
| Funcție | Acces |
|---|---|
| Configurarea prezenței (certificat, ore, sesiuni) | ❌ |
| Registru acorduri (formularele de acord tipărite) | ❌ (cere view_dentisity_consent_register) |
| Tabul Participanți și dosarele, când Secretariatul vede participanții e debifat | ❌ (rămâne doar Prezența; scanerul arată în continuare numele celor scanați și caută după nume; nici „Adaugă participant” nu mai e disponibil) |
| Tabul Ecusoane: tipărirea ecusoanelor, exportul codurilor pentru tipografie, ecusoanele invitaților | ❌ (cere print_dentisity_badges) |
| Codul de acces, QR-ul și ecusonul unui participant în dosar | ❌ (nu apar) |
| Înlocuirea codului (Cod nou), codurile vechi și restabilirea lor | ❌ (doar administratorii — manage_dentisity_settings) |
| Tabul Certificate emise, PDF-ul emis și previzualizarea din dosar, numărul certificatului | ❌ (cere view_dentisity_issued_certificates; în dosar vede doar starea certificatelor) |
| Publicarea, retragerea, anularea sau reemiterea certificatelor; semnăturile | ❌ |
| Anularea unei scanări dintr-o zi trecută | ❌ (doar un administrator) |
| Modul Verificare participant din scaner (scanare doar pentru citire) | ❌ (doar Administrator și Dentisity Super Admin — detalii) |
| Modificarea datelor din dosar, acordarea de pass-uri, workshopuri sau add-onuri | ❌ |
| Documentele de identitate și înregistrarea acceptării termenilor | ❌ (nu apar în dosar) |
| Deschiderea documentelor atașate la răspunsuri sau a comenzilor în WooCommerce | ❌ (apar doar numele fișierului și numărul comenzii) |
| Adăugarea sau ștergerea notelor interne | ❌ |
| Aprobarea sau respingerea participanților, emailuri către participanți | ❌ |
| Comenzi, produse, setări | ❌ |
Capabilitățile din spate sunt checkin_dentisity_participants (Scanează prezența) și view_dentisity_participants (Vezi participanții — date de bază); a doua nu mai stă pe rol, ci vine din scanare cât timp Setări → Permisiuni → Secretariatul vede participanții este bifat. Ecusoanele și certificatele emise cer în plus print_dentisity_badges și view_dentisity_issued_certificates, pe care rolul nu le are; le primesc automat cei care văd verificările de identitate sau administrează setările. Pe a doua o are automat oricine vede verificările de identitate. O au automat și administratorii, Super Adminii Dentisity și Moderatorii de identitate. Moderatorii o pot folosi, de exemplu, în zilele congresului.
Scanerul arată numele, emailul, tipul de participant și pass-ul. Dă rolul doar persoanelor care lucrează efectiv la intrare și scoate-l după congres.