Alocare aleatorie la workshopuri
Când un sponsor oferă locuri gratuite, când vrei să împarți corect locurile puține ale unui workshop sau când dai câte un workshop fiecărui student, nu mai alegi tu persoanele: le tragi la sorți. Tu decizi cine participă, la ce workshopuri și câte locuri; sistemul alege la întâmplare și îți arată rezultatul înainte să schimbe ceva.
Dentisity → Produse → Workshopuri → 🎲 Alocare aleatorie (butonul din dreapta sus, lângă „+ Adaugă workshop”).
Pe scurt
- Alegi cine participă (pass-uri, tipuri de participant, persoane).
- Bifezi workshopurile și scrii câte locuri se trag la fiecare.
- Alegi regulile (câte workshopuri de persoană, fără suprapuneri…).
- Trage la sorți (previzualizare) → vezi câștigătorii. Nimic nu s-a schimbat încă.
- Aplică alocarea → persoanele sunt înscrise, ca la o înrolare manuală.
1. Cine participă
Este același selector ca la Acces la scanare din editorul unei sesiuni (Prezență), cu aceeași logică:
| Ce alegi | Cine intră în tragere |
|---|---|
| Nimic | Toți cei care au un pass |
| Unul sau mai multe pass-uri | Cei care au unul dintre ele |
| Unul sau mai multe tipuri de participant | Cei de tipurile acelea (cu orice pass) |
| Pass-uri și tipuri | Cei care au un pass bifat și sunt de un tip bifat |
| Persoane (caută după nume sau email) | Intră oricum, pe lângă cele de mai sus |
| Doar persoane | Numai ele |
| Exclude din tragere | Nu intră deloc, orice ar fi bifat |
Sub selector vezi live câte persoane intră în tragere și câte sunt lăsate pe dinafară (de exemplu fără pass).
2. Workshopuri și locuri
Bifează workshopurile și scrie la fiecare câte locuri se trag. Tabelul îți arată:
| Coloană | Ce înseamnă |
|---|---|
| Înscriși | Câți sunt deja înscriși |
| Locuri libere | Stocul rămas minus locurile ținute de comenzi neplătite (∞ = nelimitat) |
| Pot primi | Câte persoane din tragere ar putea primi workshopul după regulile alese (cine e deja înscris nu intră) |
| Locuri trase | Câte locuri dai prin tragere |
3. Reguli
| Regulă | Implicit | Ce face |
|---|---|---|
| Cel mult N workshopuri de persoană | 1 | Câte workshopuri poate primi cineva din această tragere. Locurile se dau întâi câte unul fiecăruia; abia când nu mai e nimeni fără loc primește cineva al doilea. |
| Doar cei cu pass | pornit | Oprit: pot primi și persoanele alese fără pass. |
| Doar conturile aprobate | oprit | Doar conturile cu documentele aprobate. |
| Respectă regulile pass-ului | pornit | Un pass care nu permite workshopul (sau niciun workshop) nu îl primește. |
| Fără suprapuneri de orar | pornit | Nimeni nu primește un workshop în același interval cu unul pe care îl are deja sau pe care l-a primit acum. |
| Întâi cei care nu au încă niciun workshop | oprit | Cine are deja workshopuri primește doar dacă nu mai e nimeni fără. |
| Ia locurile din stoc | pornit | Scade locurile din stoc și nu trage mai multe decât sunt libere. Alegi dacă locul vine din stocul standard (tranșele rămân pentru cine plătește) sau din tranșa care se vinde acum. Oprit: înscrie peste stoc. |
| Emailul de confirmare | pornit | Doar la workshopurile care au emailul de confirmare pornit, în limba fiecăruia. |
| Notă | — | Un text pentru tine (ex. „locuri oferite de sponsor studenților ”). |
4. Previzualizarea (ciorna)
Trage la sorți (previzualizare) face o ciornă: vezi pe fiecare workshop cine a câștigat, câte persoane îl puteau primi și, dacă au rămas locuri netrase, de ce (stoc insuficient, nu mai erau persoane eligibile).
| Buton | Ce face |
|---|---|
| ✓ Aplică alocarea | Înscrie persoanele (vezi mai jos). |
| 🎲 Trage din nou | Aceleași criterii, altă tragere. Înlocuiește ciorna. |
| Modifică criteriile | Deschide formularul completat cu aceleași alegeri. |
| Renunță | Șterge ciorna. |
Dacă între timp cineva cumpără workshopul sau e înscris de altcineva, la aplicare e sărit și locul rămâne liber.
5. Aplicarea
Aplică alocarea înscrie persoanele pe rând, cu o bară de progres. Pentru fiecare se verifică din nou că se mai poate (contul există, nu s-a înscris între timp, mai sunt locuri, nu a apărut o suprapunere). Cele care nu mai pot sunt marcate Sărit, cu motivul.
După aplicare, fiecare persoană:
- apare în lista workshopului, cu originea 🎲 tragere la sorți;
- vede workshopul în Cont, ca „Înrolat de organizatori”;
- primește emailul de confirmare (dacă e bifat și workshopul îl are) și reminderele workshopului;
- poate fi scanată la intrare și poate primi certificatul workshopului.
Nu se creează nicio comandă și nu se consumă credite.
Dacă închizi pagina în timpul aplicării, deschide tragerea din Trageri anterioare și apasă Continuă aplicarea. Nimic nu se face de două ori.
6. Export și anulare
- Exportă — lista locurilor (Excel, CSV, PDF): workshop, persoană, rezultat, motiv; PDF-ul arată și criteriile, regulile și sămânța.
- ↩ Anulează alocarea — retrage înscrierile făcute de tragere. Bifează Pune locurile înapoi în stoc ca să eliberezi locurile. O înscriere pe care ai modificat-o între timp (eliminată, cumpărată, reînscrisă) rămâne neatinsă. Nu se trimite niciun email.
- 🎲 Tragere nouă cu aceleași criterii — pentru locurile rămase sau eliberate.
Pagina publică despre tragere
Ca participanții să vadă cum s-au acordat locurile, creează o pagină (ex. „Repartizarea workshopurilor”) cu shortcode-ul:
[dentisity_workshop_allocation]
Pagina arată ultima tragere aplicată: cine a participat (pass-uri, tipuri), regulile, câte locuri s-au acordat și câți puteau primi fiecare workshop, sămânța, mecanismul pas cu pas, codul tragerii și ce date personale s-au folosit. Nu arată niciun nume sau email. Pentru o anumită tragere folosește draws="…" (shortcode-ul exact apare în ecranul tragerii aplicate); code="no" ascunde codul, table="no" ascunde tabelul cu locurile pe workshopuri. Persoanele excluse din tragere nu se menționează implicit: rândul despre participanți apare atunci ca „Criteriul tragerii”; cu excluded="yes" pagina spune și câte persoane au fost excluse. Întrebarea din FAQ „Pass-ul meu include un workshop” trimite automat la această pagină.
Este corect? Se poate verifica?
Da. Fiecare loc merge la o persoană aleasă la întâmplare, cu șanse egale, dintre cele care îl pot primi și au primit cele mai puține locuri până atunci. Fiecare tragere are o sămânță (un număr afișat pe pagină și în PDF): aceleași persoane, aceleași workshopuri, aceleași reguli și aceeași sămânță dau exact același rezultat. Toate tragerile rămân în Trageri anterioare, cu cine le-a făcut și când.
Situații
Un sponsor oferă 10 locuri studenților
Tipuri de participant: Student → bifezi workshopul → 10 locuri → lași Ia locurile din stoc pornit (sau oprit, dacă cele 10 locuri sunt peste capacitatea vândută) → previzualizare → aplică.
Fiecare deținător al unui pass primește un workshop
Pass-uri: pass-ul respectiv → bifezi toate workshopurile, fiecare cu locurile lui libere → Cel mult 1 → Fără suprapuneri de orar pornit. Cine e deja înscris la un workshop nu îl primește din nou; cu Întâi cei fără workshopuri, cei care nu au niciunul au prioritate.
Câțiva au refuzat locul
Scoate-i din lista workshopului (✕, cu „restaurează un loc în stoc”), apoi deschide tragerea și apasă Tragere nouă cu aceleași criterii: pune-i la Exclude din tragere și trage locurile eliberate.
Am greșit criteriile după aplicare
Anulează alocarea cu Pune locurile înapoi în stoc, apoi fă o tragere nouă.