Documente de identitate
Această pagină descrie procesul de lucru cu documentele de identitate ale participanților — de la înregistrare până la verificare și formularul de informații suplimentare.
Cum ajung documentele în sistem
La înregistrare
Fiecare participant încarcă un document de identitate (adeverință, carnet sau diplomă) în formularul de înregistrare. Acesta este obligatoriu — formularul nu poate fi trimis fără el.
Fișierele acceptate: PDF, JPG, JPEG, PNG (maxim 5 MB).
Documentul este stocat într-un director privat pe server, inaccesibil public. Doar utilizatorii cu permisiunea view_identity_checks (Super Admin și Moderator Identitate) îl pot vizualiza.
Prin formularul de informații suplimentare
Când un participant necesită documente adiționale, poți trimite un formular de informații suplimentare din dosarul participantului.
Construirea formularului de informații
Din dosarul unui participant, secțiunea Solicită informații suplimentare, poți adăuga câmpuri de trei tipuri:
| Tip câmp | Utilizare |
|---|---|
| Text scurt | Întrebări cu răspuns scurt (ex.: „Număr legitimație") |
| Text lung | Răspunsuri extinse (ex.: „Motivul participării") |
| Document | Încărcare fișier (PDF/JPG/PNG, max 5 MB) |
Opțiuni per câmp
- Obligatoriu — participantul nu poate trimite formularul fără a completa acest câmp
- Act identitate — disponibil doar pentru câmpuri de tip Document
Checkbox-ul „Act identitate"
Când bifezi Act identitate pe un câmp de tip Document:
- Documentul încărcat de participant intră automat în registrul de documente de identitate
- Se aplică politica de retenție (ștergere automată după un număr configurabil de zile)
- Documentul apare în exportul de date personale WordPress
- La ștergerea contului sau cererea de ștergere GDPR, documentul este eliminat de pe server
Bifează doar pentru documente care conțin date personale sensibile (cărți de identitate, pașapoarte, adeverințe cu CNP). Nu bifa pentru documente generice precum certificate de participare sau chitanțe.
Documentele marcate ca act de identitate se șterg automat de pe server conform timpului de retenție setat de administrator (implicit 30 de zile de la încărcare). După ștergere, documentul nu mai poate fi recuperat.
Trimiterea formularului
- Construiește formularul cu câmpurile necesare
- Opțional: adaugă un mesaj personalizat — apare în emailul trimis participantului
- Apasă Trimite formularul prin email
- Statusul participantului se schimbă automat în Awaiting Info
Participantul primește un email cu un link securizat (token unic) către formular. Link-ul este valabil o singură dată.
Vizualizarea documentelor
Documentele încărcate — atât cel din înregistrare, cât și cele din formularul de informații — apar în dosarul participantului.
- Documentul din înregistrare apare în secțiunea „Document de identitate"
- Documentele din formular apar în secțiunea „Istoric răspunsuri formular", fiecare cu buton de deschidere
Apasă pe butonul 📄 Deschide document pentru a vizualiza fișierul într-o fereastră nouă.
Fiecare vizualizare a unui document de identitate este înregistrată automat: cine a deschis documentul, pentru ce participant și la ce dată. Acest jurnal este accesibil administratorilor și persistă chiar și după ștergerea documentului sau a contului.
Procesarea — aprobare sau respingere
După vizualizarea documentelor, poți:
- Aproba — confirmă identitatea participantului. Acesta primește email de notificare.
- Respinge — cu motiv opțional (vizibil participantului în emailul de notificare). Participantul poate reîncărca documentul.
Pentru detalii complete despre panoul de verificare, vezi Verificare identitate (Admin).
Ce se întâmplă cu documentele în timp
| Eveniment | Ce se întâmplă |
|---|---|
| Retenție expirată | Documentele marcate „act identitate" se șterg automat de pe server după numărul de zile configurat. Registrul păstrează doar informația că documentul a existat și când a fost șters. |
| Cerere GDPR (Export) | Toate documentele, starea lor și jurnalul de accesări apar în exportul WordPress „Export Personal Data". |
| Cerere GDPR ( Ștergere) | Toate documentele de identitate se șterg de pe server. Datele financiare sunt păstrate conform obligațiilor legale. |
| Ștergere cont | Toate documentele se șterg de pe server. Jurnalul de accesări și cel de ștergere persistă. |